Betriebs- und Nebenkosten für Mieter

Übersicht für Mieter

Erhält der Mieter seine jährliche Nebenkostenabrechnung, gilt es, diese genau zu prüfen. Wurden alle Fristen eingehalten? Gibt es auffällige Schwankungen im Vergleich zum Vorjahr? Sind die einzelnen Posten den umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten korrekt zugeordnet? Fallen Ungereimtheiten auf, kann es sich lohnen bei Experten – wie etwa einem Mieter-Verbund – nachzufragen. Wurde nicht genau abgerechnet, steht dem Mieter unter Umständen eine Rückzahlung zu.

Das ist für den Mieter zu beachten

Mieter sollten ihre Nebenkostenabrechnung auf Richtigkeit überprüfen und dabei einiges beachten.Der Vermieter muss dem Mieter die jährliche Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes zukommen lassen. Das heißt, die Frist für den Zeitraum Januar bis Dezember 2014 ist am 31.12.2015 zu Ende. Schickt der Vermieter die Abrechnung nicht spätestens zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode, muss der Mieter die Nachforderung gar nicht bezahlen. Laut Bundesgerichtshof können Mieter aus Unkenntnis trotzdem überwiesene Beträge sogar zurückfordern.
Nach Eintreffen der Abrechnung sollten Mieter die vorliegenden Kosten genau prüfen, um mögliche Einwände vorzubereiten. Dazu dürfen Mieter die Abrechnungsunterlagen mit den Originalbelegen einsehen. Bemerken sie dabei eine Unstimmigkeit, bleiben ihnen noch drei volle Jahre, um versehentlich gezahltes Geld zurückzufordern.
Achtung: Der Anspruch des Mieters auf eine Erstattung von Nebenkosten bleibt auch bestehen, wenn der Vermieter verspätet abrechnet.

Lassen sich Unklarheiten nicht beseitigen, ist professionelle Unterstützung empfehlenswert. Ob Mieter-Vereine, Verbände, Institutionen oder Rechtsanwälte – viele sind auf die Überprüfung von Nebenkostenabrechnungen spezialisiert. Eine andere Möglichkeit sind spezielle Software-Anwendungen, um komplexe Berechnungen selbst nachzuvollziehen.

Umlagefähige Nebenkosten

Der Vermieter darf grundsätzlich nur die Nebenkosten auf seine Mieter umlegen, die in Paragraph 2 der Betriebskostenverordung aufgeführt sind und über die der Mieter durch Nennung der Nebenkosten im Mietvertrag informiert wurde. Kommen also zu einem späteren Zeitpunkt Nebenkosten hinzu – Treppenreinigung oder Gartenpflege – dürfen diese Kosten nur umgelegt werden, wenn es diesbezüglich im Mietvertrag eine Regelung gibt. Ohne Vereinbarung braucht der Mieter keine Nebenkosten zu entrichten, sie gelten in diesem Fall als mit der Miete beglichen.

Die wichtigsten umlegbaren Nebenkosten sind:

  1. Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks

    Diese Kosten bezeichnen die Grundsteuer, die von Städten und Gemeinden erhoben wird und dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Hypothekengewinnabgaben und Straßenausbaubeiträge gehören jedoch nicht dazu.

  2. Kosten der Wasserversorgung

    Wasserverbauch, Grundgebühren und Kosten der Anmietung von Wasserzählern, der Wartung von Wassermengenreglern oder für eine Wasseraufbereitungsanlage sind voll umlagefähig.
    Wichtig: Im Falle eines Wasserrohrbruchs oder einer undichten Leitung muss – außer bei Selbstverschulden – der Vermieter für den Schaden aufkommen.

  3. Entwässerung

    Dazu zählen Kosten für Haus- und Grundstücksentwässerunggebühren sowie Kanal- und Sielgebühren beziehungsweise Kosten für eine hauseigene Abwasseranlage sowie die Regenwassergebühr.

  4. Heizkosten

    Die Heizkosten müssen – sofern dies gewährleistet ist – exakt nach Verbrauch einer Mietpartei abgerechnet werden. Zu den Heizkosten zählen die Aufwendungen für Brennstoffe sowie Heiznebenkosten: Betriebsstrom, Wartung und Reinigung der Heizungsanlage, Schornsteinfeger sowie Verbrauchserfassung. Je nachdem, wie die Vereinbarung im Mietvertrag lautet, sind Heiznebenkosten von 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig und von 30 bis 50 Prozent verbrauchsunabhängig anzusetzen. Der Umlagemaßstab ist variabel und kann bei Bedarf angepasst werden.
    Wichtig: In den Kosten für den Betriebsstrom darf kein Allgemeinstrom enthalten sein. Auch Reparaturkosten müssen im Zuge von Wartungen gesondert aufgeführt beziehungsweise herausgerechnet werden, da diese nicht umlagefähig sind. Beim Ansatz der Kosten für Messgeräte und den Abrechnungsdienst ist das Gebot der Wirtschaftlichkeit im Interesse der Mieter zu beachten.

  5. Warmwasserkosten

    Zu Warmwasserkosten zählen Aufwendungen für Erwärmung, Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten sowie Einstellungen durch einen Handwerker.

  6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen

    Siehe Punkt vier.

  7. Aufzug

    Kosten für den Aufzug beziehen sich auf Betriebsstrom, Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung, Pflege und Reinigung sowie Prüfung der Betriebsbereitschaft und -sicherheit. Mieter, die im Erdgeschoss wohnen, können eine Beteiligung an den Aufzugkosten ablehnen, sofern sie den Aufzug nicht nutzen können, um Gemeinschaftsräume wie Keller, Tiefgarage oder Waschräume zu erreichen.
    Wichtig: Existiert für den Aufzug ein Voll- oder Systemwartungsvertrag, so sind auch Instandhaltungsarbeiten enthalten, die nicht umlagefähig sind.

  8. Straßenreinigung, Müllabfuhr und Winterdienst

    Gebühren für die öffentliche Straßenreinigung und Müllabfuhr, Betriebskosten von Müllschluckern, Müllabsauganlagen und Müllmengenerfassungsanlagen sowie Beseitigung von Eis und Schnee sind voll umlagefähig – inklusive der Kosten für Streugut. Anschaffung von Geräten zur Schnee- und Eisräumung, Reinigung der Mülleimer oder Sperrmüllbeseitigung hat der Vermieter selbst zu tragen.

  9. Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung

    Mieter sind gemäß Hausordnung für die Reinigung der Gemeinschaftsräume verantwortlich. Sofern sie diese Dienste nicht selbst übernehmen, werden die entstehenden Kosten für die laufende Reinigung auf die Mietparteien aufgeteilt. Hierzu zählen auch Kosten für Schädlingsbekämpfung, die regelmäßig für Gemeinschaftsräume oder Grünflächen anfallen. Nicht enthalten sind Kosten, die eine bestimmte Wohnung betreffen oder einmalig aufgewendet werden müssen.

  10. Garten-, Hof- und Spielplatzpflege

    Hierzu zählen Kosten für Pflege, Material, Personal, Betriebs, Wartung und Anschaffung eingesezter Geräte, sofern keine Fremdfirma speziell für diese Arbeiten beauftragt ist. Nicht zu den Kosten zählen Spielgeräte – Kosten für deren Reparatur sind allerdings umlagefähig. Wichtig: Bei kombinierten Wohn- und Gewerbeanlagen sind anlässig unterschiedlich entstehender Grundkosten getrennte Abrechnungen vorzunehmen, wenn die Gewerbefläche mehr als 15 Prozent beträgt.

  11. Allgemeinbeleuchtung

    Hierunter fallen die Stromkosten für die Beleuchtung der Gemeinschaftsräume sowie die Außenbeleuchtung, nicht aber Anschaffungskosten für Lampen und Glühbirnen. Die Stromkosten werden durch Zwischenzähler erfasst und anteilsmäßig auf die Parteien aufgeteilt.

  12. Schornsteinreinigung

    Dazu zählen Kosten für den Schornsteinfeger sowie die der Abgasmessung der Heizanlage.

  13. Sach- und Haftpflichtversicherungen

    Versicherungsgebühren des Gebäudes gegen Feuer-, Strom-, Wasser- und sonstige Elementarschäden können auf den Mieter umgelegt werden. Ebenso wie Aufwendungen für Glasversicherungen, Haftpflichtversicherungen für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug sowie Versicherungen gegen Hausbock und Schwamm. Nicht umlagefähig sind hingegen: Privathaftpflicht- und Rechtsschutzversicherungen des Vermieters, Mietausfallversicherungen und Kosten einer Reparatur- oder Vandalismusversicherung.

  14. Hausmeister

    Lohnkosten für einen Hausmeisterservice inklusive der Sozialbeiträge sowie Zahlungen an die Berufsgenossenschaft können umgelegt werden.
    Wichtig: Hausmeister führen oft Instandhaltungs- sowie Instandsetzungsarbeiten aus. Diese sind nicht umlagefähig und müssen gesondert aufgeführt werden. Ebenso ist hier das Gebot der Wirtschaftlichkeit bezüglich der Entlohnung des Hausmeisterservice zu beachten.

  15. Kosten für Gemeinschaftsantenne und Kabelanschluss

    Umlagefähig sind ausschließlich Betriebs-, Strom- und Wartungskosten sowie monatlich anfallende Grundgebühren. Dazu zählen nicht Installations-, Anschluss- und Reparaturkosten.

  16. Kosten einer maschinellen Wascheinrichtung

    Diese Kosten beinhalten Ausgaben für Strom, Reinigung und Wartung der Gemeinschaftsgeräte. Wasserkosten werden meist separat durch sogenannten Münzautomaten verrechnet.

  17. Sonstige Betriebskosten

    Möchte ein Vermieter sonstige regelmäßig anfallende Kosten auf den Mieter umlegen, so ist es nötig, diese gesondert auszuweisen und sie als solche im Mietvertrag zu benennen. In den Bereich „Sonstige Betriebskosten“ gehören alle Betriebskosten, die von Ziffer 1 bis 16 der Betriebskostenverordnung nicht aufgeführt sind. Umlagefähigkeit gilt dennoch nur, wenn es sich um fortlaufende Kosten wie Wartungskosten für Rauchmelder und Feuerlöscher handelt.

 

Geltende Fristen in der Nebenkostenabrechnung für den Mieter

  • Widerspruchsfrist

    Das Bürgerliche Gesetzbuch erlaubt dem Mieter nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung eine Frist von 12 Monaten. In diesem Zeitraum hat er die Möglichkeit, die Abrechnung zu prüfen und gegebenenfalls Widerspruch einzulegen.

  • Zahlungsfrist

    Alle offenen Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung müssen innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt beglichen werden. Dies gilt sowohl für den Mieter als auch für den Vermieter. Liegt also kein Grund vor, gegen die bestehende Nebenkostenabrechnung Widerspruch einzulegen, muss die Abrechnung innerhalb von dieser Frist beglichen werden. Je nach Höhe der Nachforderung des Vermieters besteht jedoch die Möglichkeit, eine Ratenzahlung zu vereinbaren. Dieser ist allerdings nicht verpflichtet, sich darauf einzulassen.