Nebenkostenabrechnung

Überblick für Vermieter und Mieter

NebenkostenabrechnungDie Nebenkostenabrechnung sorgt dafür, dass der Eigenbedarf eines jeden Mieters individuell abgerechnet wird. Heizt man beispielsweise deutlich weniger als der Nachbar, darf man sich unter Umständen über eine Rückzahlung freuen. Doch sorgt die Nebenkostenabrechnung auch häufig für Kopfzerbrechen bei Mietern sowie Vermietern. Wurde alles korrekt abgerechnet? Darf ein bestimmter Posten auf die Mieter umgelegt werden? All diese Fragen versuchen wir für Sie zu beantworten, so dass das Verfassen oder Prüfen der nächsten Nebenkostenabrechnung für Sie keine Schwierigkeiten mehr darstellt.

Alles Wissenswerte zur Nebenkostenabrechnung

Nebenkosten sind eine Aufstellung derjenigen Kosten, die mit der Nutzung einer Immobilie oder Wohnung einhergehen und auf Mieter umgelegt werden können. Obwohl Gesetze sowohl Fristen als auch die Umlagefähigkeit der Nebenkosten genau festlegen, sind viele Abrechnungen fehlerhaft und nicht selten kommt es in Folge dessen zu Unstimmigkeiten zwischen Mietern und Vermietern.

Was genau ist die Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung beinhaltet einen Teil der Betriebskostenabrechnung und bildet für den Eigentümer ingesamt die Abrechnung aller Kosten für die Bewirtschaftung und den Gebrauch eines Objektes in einem Wirtschaftsjahr. Die Betriebskosten sind nur die Kosten, die dem Eigentümer für den Betrieb einer Wohnung anfallen. Fälschlicherweise meint man umgangssprachlich mit Nebenkosten die Betriebskosten!

Wann muss der Mieter zahlen?

Gesetzlich ist der Mieter einer Wohnung verpflichtet, eine im Mietvertrag festgelegte Miete an den Eigentümer zu zahlen. Sind im Mietvertrag keine Regelungen hinsichtlich der Entrichtung von Betriebs- oder Nebenkostenkosten getroffen, ist davon auszugehen, dass diese bereits in der Miete enthalten sind. Daher fallen in diesem Fall keine zusätzlichen Kosten für der Mieter an.

Nebenkosten sind umlagefähig

Weitere Informationen

Weitere Informationen zur Nebenkostenabrechnung Bei der Nebenkostenabrechnung gilt es einiges zu beachten - sowohl für Mieter als auch Vermieter. Wie Sie Abrechnungen auf Inhalt und Form überprüfen, können Sie hier nachlesen:

Betriebs- und Nebenkosten für Vermieter
Betriebs- und Nebenkosten für Mieter
Nebenkostenabrechnung prüfen

Wer Eigentümer einer Wohnung oder eines Hauses ist und diese vermietet, kann in der Regel die daraus entstehenden Betriebskosten auf den Mieter umlegen. Das heißt, sie werden auf den Mieter übertragen, sofern dies auch im Mietvertrag festgeschrieben wird. In diesem Fall verpflichtet sich der Mieter, monatlich einen Abschlag zu leisten, der am Ende eines Wirtschaftsjahres mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet wird. Ist die Differenz positiv, erhält der Mieter eine Rückerstattung, bei negativer, muss er einer Nachzahlung an den Eigentümer leisten. Je nach Höhe der Differenz kann es sinnvoll sein, die monatliche Abschlagszahlung für den nächsten Abrechnungszeitraum anzupassen.
Grundsätzlich gilt: Kosten, die nur ein einziges Mal entstehen, können nicht als Nebenkosten des Mieters geltend gemacht werden. Diese Kosten müssen Mieter auch dann nicht zahlen, wenn sie in den Nebenkosten im Mietvertrag aufgezählt werden.
Weiterhin dürfen Kosten nur dann als umlagefähig ausgewiesen werden, sofern sie in Bezug auf das Objekt angemessen sind. Das Prinzip der Wirtschaftlichkeit beinhaltet auch, dass nicht unnötig Kosten verursacht werden und bei der Auswahl von Dienstleistern zügig entschieden wird.

Wachsende Zahl an Miethaushalten

Mehr als die Hälfte der deutschen Haushalte sind Miethaushalte. Das sind 22,8 Millionen Haushalte, die jährlich eine Nebenkostenabrechnung erhalten – Tendenz steigend. Auch die Kosten steigen von Jahr zu Jahr und damit auch die Genauigkeit der Kontrolle durch die Mieter. Umso wichtiger ist es für Mieter und Vermieter, pünktlich und korrekt abzurechnen bzeziehungsweise zu wissen, wie eine ordnungsgemäße Abrechnung auzusehen hat.

Der Verteilerschlüssel

Ein Verteilerschlüssel gibt an, nach welchen Kriterien die jeweiligen Kosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Am gebräuchlichsten ist eine Umlage nach dem Verbrauch, nach der Wohnungsgröße (Wohn- beziehungsweise Nutzfläche), nach Wohneinheiten (pro Wohung ein Anteil) oder nach Personenzahl. Dabei steht es dem Eigentümer frei, welchen Verteilerschlüssel er wählt, sofern kein Mieter einen ersichtlichen Nachteil daraus zieht. Der einmal festgelegte Verteilerschlüssel ist im Mietvertrag zu erwähnen und kann nicht ohne weiteres geändert werden. Ist im Mietvertrag kein Verteilerschlüssel festgelegt, müssen alle Nebenkosten, die nicht verbrauchsabhängig sind, über die Wohnfläche umgelegt werden

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Wie muss eine Abrechnung aussehen?

Form

Ein Eigentümer steht gegenüber einem Mieter in der Pflicht, alle vorausgezahlten Kosten einmal jährlich abzurechnen. Dazu muss die Nebenkostenabrechnung bestimmte Kriterien erfüllen:

  • Abrechnungszeitraum (nicht länger als 12 Monate)
  • Abrechnungsfrist (binnen 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes)
  • Verständlichkeit und Transparenz
  • Schriftliche Übermittlung an die Mieter per Brief, Fax oder E-Mail

Wichtig: Normalerweise stimmen Beginn eines Mietverhältnisses und der Abrechnungszeitraum nicht überein. Deshalb muss immer zeitanteilig abgerechnet werden. Ausnahme: verbrauchsabhängige Nebenkosten!

Pflichtangaben

  • Bezeichnung der Wohnung sowie der dort dauerhaft wohnenden Personen
  • Exakter Abrechnungszeitraum
  • Gesamtkosten pro Haus bzw. Wirtschaftseinheit für alle Kostenarten
  • Verteilerschlüssel pro Kostenart
  • Errechnete Kosten pro Einheit
  • Gesamtsumme der Kosten für eine Einheit
  • Gesamtsumme der geleisteten Vorauszahlungen
  • Differenz aus der Gesamtsumme der Kosten für eine Einheit und der Gesamtsumme der geleisteten Vorauszahlungen
  • Kenntlichmachung, ob es sich für den Mieter um eine Erstattung oder eine Nachzahlung handelt

Wichtig: Fehlt eine dieser Angaben, ist die Nebenkostenabrechnung unwirksam!

Fehlerhafte Nebenkostenabrechnung

Bei der Nebenkostenabrechnung müssen eine Reihe formaler und inhaltlicher Punkte beachtet werden. Schnell schleichen sich Fehler ein, die seitens der Mieter, aber auch Vermieter reklamiert werden können. Reklamiert ein Mieter die Abrechnung, so ist der erste Schritt für den Vermieter das Prüfen der Nebenkostenabrechnung auf Richtigkeit! Erst danach können weitere Schritte eingeleitet werden.

Sollte die Reklamation jedoch unberechtigt sein, empfiehlt sich eine Erläuterung sowie die Zurückweisung des Widerspruchs.
Stehen zwei widersprüchliche Meinungen im Raum, ist der letzte Ausweg eine gerichtliche Klärung des Sachverhalts. Achtung: Bedenken Sie hier gegebenenfalls eine enorme finanzielle Belastung!

Einsichtnahme in Originalbelege

Einsichtnahme in Originalbelege

Mieter haben Anspruch auf Einsichtnahme in die Originalbelege. Dieses Recht sollte in jeder Nebenkostenabrechnung kenntlich gemacht werden. Fordert der Mieter jedoch die Aushändigung von Kopien, so hat er die Kosten selbst zu tragen.

 

Wichtig: Auch Nebenkosten leerstehender Wohnungen müssen in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden. Diese Kosten dürfen jedoch nicht auf die übrigen Mieter des Hauses verteilt werden. Der Eigentümer ist verpflichtet, diese selbst zu tragen.