Verwaltervertrag

Der Vertrag zwischen der WEG-Gemeinschaft mit einem Hausverwalter 

Der Verwaltervertrag dient als Grundlage für die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen der WEG-Gemeinschaft und der Hausverwaltung. Dabei gilt folgende Faustregel: Je klarer und detaillierter der Verwaltervertrag formuliert ist, desto weniger kommt es zu Unklarheiten und Streitigkeiten. Lassen Sie sich beim Verfassen des Vertrags also genügend Zeit und legen Sie die einzelnen Aufgabenbereiche des Hausverwalters genau fest. Auch Organisatorisches – wie etwa die Führung des Kontos – sollte im Verwaltervertrag klar definiert sein.

Der Verwaltervertrag sollte klar und detailliert sein

Vertrag mit einem Hausverwalter sollte wasserdicht seinEin Verwaltervertrag regelt das Verhältnis zwischen der WEG-Gemeinschaft und dem von ihr bestellten Hausverwalter. Während innerhalb der Eigentümergemeinschaft die Eigentümerversammlung als oberstes Organ sozusagen die „höchste Instanz“ für die Fassung von Beschlüssen darstellt, ist für deren Ausführung üblicherweise der Verwalter zuständig. Vor allem für die Verwaltung einer Eigentumswohnung ist er ein wichtiger Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Wohnung sowie das gemeinschaftliche Eigentum.

Nur mit einer zuverlässigen und kompetenten Verwaltung der Anlage ist der langfristige Werterhalt der Immobilie gesichert. Deshalb ist es wichtig, auf einen kompetenten Hausverwalter zu setzen sowie dessen Aufgaben und Funktionen in einem Verwaltervertrag festzulegen. Vor allem ist darauf zu achten, dass die Hausverwaltung per Vertrag die Wahrung der Interessen der WEG-Gemeinschaft versichert.

Je mehr Aufgaben und Funktionen des Hausverwalters im Vertrag definiert sind, desto geringer ist die Gefahr der willkürlichen Auslegung des Verwaltervertrages von den Parteien.
Ein ausführlicher Verwaltervertrag dient außerdem dem Zweck, den Parteien eine entsprechende Rechts- und Handlungssicherheit bezüglich ihrer gegenseitigen Aufgaben, Rechte und Pflichten zu gewährleisten.

Darauf ist bei einem Verwaltervertrag zu achten.Eine Verwalterbestellung, die in der Regel in einer Eigentümerversammlung erfolgt, und der Verwaltervertrag sind schon allein rechtlich zwei unterschiedliche Angelegenheiten. Deshalb kommt ein Verwaltervertrag noch nicht allein durch die Bestellung eines Hausverwalters zustande. Ein Verwaltervertrag wird nicht zwischen den einzelnen Wohnungseigentümern und dem Verwalter, sondern nur zwischen den dazu berechtigten oder delegierten Eigentümern und dem Verwalter geschlossen. Immer identisch sind die Amtszeit des Verwalters und die Laufzeit des mit ihm geschlossenen Vertrages.

Für die Vertragslaufzeit gelten die Bestimmungen des § 26 Absatz 1 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG). Gemäß diesem kann ein Verwaltervertrag auf drei beziehungsweise maximal fünf Jahre geschlossen werden. Letzteres gilt nur bei einer Vertragsverlängerung. Der Vertrag mit einem Hausverwalter bei der erstmaligen Bestellung ist auf maximal drei Jahre Laufzeit festgelegt.

Der Verwaltervertrag sollte folgende Positionen in jedem Fall beinhalten:

  • Genaue Bezeichnung der Parteien und der zu verwaltenden Liegenschaft
  • Vertragsgegenstand: Verwaltung der Immobilie, zum Beispiel der WEG-Wohnanlage
  • Vertragsdauer und Kündigungsfristen
  • Rechte und Pflichten des Verwalters sowie Haftung und Vollmachten
  • Grundleistungen des Hausverwalters, wie zum Beispiel zu folgenden Punkten: Wirtschaftsplan, Nebenkostenabrechnung, Jahresabrechnung, Eigentümerversammlung, Hausordnung, Überwachen der WEG-Verträge, Geldverwaltung, Rechnungskontrolle, usw.
  • Pflichten der Auftraggeber, wie zum Beispiel: Aushändigen verschiedener Dokumente an den Verwalter, Schadensmeldungen, Zutritt zu Sonder- oder Teileigentum, Hausordnung, Wertverbesserungen, Buchführung, Auftragsvergabe, usw.
  • Vergütung der Grundleistung (Verwalterentgelt), zum Beispiel 17,50 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer
  • Vergütung besonderer Leistungen, wie zum Beispiel Schätzungen, gutachterliche Tätigkeiten, Instandhaltungspläne, usw. Beispielpreis: 41,50 zuzüglich Mehrwertsteuer
  • Vergütung zusätzlicher Leistungen, die nicht unter die Grundleistungen oder besonderen Leistungen fallen
  • Vereinbarung für Preisanpassungen
  • Verlängerungsklausel für den Fall der Wiederbestellung des Verwalters
  • Regelungen zu Vertragsänderungen und Vollmachtsurkunde über die im Vertrag enthaltenen Bevollmächtigungen

Weiterhin sollten der Verwaltervertrag folgende Regelungen enthalten: Vorgaben zur Kontoführung, zur Übergabe der Verwaltungsunterlagen nach Beendigung der Amtszeit, zur Akteneinsicht für jeden Wohnungseigentümer sowie gegebenenfalls Regelungen zu Verkehrssicherungspflichten.

Weiterhin kann der Vertrag die Versicherungspflicht des Verwalters sowie die Vorlage der Versicherungspolicen regeln. Außerdem sollte die Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat vertraglich geregelt sein.