Passende Hausverwaltung finden

Wie Sie die passende Hausverwaltung finden

Einen guten Hausverwalter zu finden, ist nicht immer einfach. Eine klar definierte Ausbildung für den Beruf gibt es nicht, weshalb man besonders viel Zeit in die Suche nach der passenden Hausverwaltung stecken sollte. Der Dienstleister muss sich den individuellen Bedürfnissen der Eigentümer und der Immobilie perfekt anpassen können und gekonnt zwischen Vermietern und Mietern vermitteln. Hat man jedoch erst einmal das passende Unternehmen für die Verwaltung der eigenen Immobilie gefunden, kann man sich als Eigentümer entspannt zurücklehnen.

Werterhalt dank der passenden Hausverwaltung

Wie Sie die passende Hausverwaltung findenIn Deutschland gibt es fast 10 Millionen Eigentumswohnungen. Das sind mehr als doppelt so viele Wohnungen wie von kommunalen und genossenschaftlichen Wohnungsunternehmen. Daraus ist zu schließen, dass die Deutschen im Wohneigentum einen zentralen Bestandteil ihrer Altersvorsorge sehen.
Sowohl Werterhalt als auch Wertsteigerung einer Immobilie stehen und fallen mit der Betreuung durch eine professionell und rechtlich einwandfrei arbeitende Hausverwaltung.

Doch wie findet man eine passende Hausverwaltung?

Die objektive Auswahl eines Hausverwalters ist für Eigentümer oft schwierig. Die Tätigkeit eines Hausverwalters ist ebenso kein geschützter Beruf, als gibt es in Deutschland für die Berufsausübung auch keinerlei Zugangsvoraussetzungen oder Mindestanforderungen wie Fachkenntnisse oder Pflichtversicherungen, wie sie in anderen Berufszweigen erforderlich sind. Auch Fortbildungen sind keine Pflicht, sondern liegen im eigenen Ermessen eines jeden einzelnen Hausverwalters.

Da die Anforderungen an die Tätigkeit von Hausverwaltern seitens der Eigentümer stetig steigen und nur fachkundiges Wissen sowie regelmäßige Weiterbildungen die ordnungsgemäße Verwaltung ermöglichen, ist die Auswahl eines professionell arbeitenden Hausverwalters von fundamentaler Bedeutung.

Know-how, Erfahrungsschatz sowie einschlägige Referenzen der Hausverwaltung sichern schließlich den Werterhalt und im Idealfall die Wertsteigerung des Wohneigentums. Nicht selten werden Eigentümer von günstigen Anbietern enttäuscht und verlieren oftmals mehr als sie an Wert eingesetzt haben. Schließlich vertrauen sie der Hausverwaltung unter Umständen große Summen an Instandhaltungsrücklagen oder sonstigen Geldern an. Der günstigste Preis im Vergleich von Hausverwaltungen sollte daher nicht das ausschlaggebende Kriterium für Ihre Entscheidung sein.

Mit der vorliegenden Checkliste können Sie sich als Eigentümer die Suche nach der passenden Hausverwaltung erleichtern, indem Sie vorab aus den vorliegenden Kriterien wählen, welche Sie bei der Auswahl berücksichtigen wollen. Sicherlich kann auch eine Mitgliedschaft in einer ortsansässigen Interessenvertretung für Haus- und Wohnungseigentümer bei der Suche behilflich sein.

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Checkliste* für die richtige Auswahl der Hausverwaltung

Allgemeine Fragen

  • Ist der Standort der Hausverwaltung so gelegen, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, die Objekte und die Wohnanlage ordnungsgemäß zu verwalten?
  • Hat Ihnen die Hausverwaltung einen Besichtigungstermin für die zu betreuende Wohnanlage angeboten?
  • Fragen Sie auch nach der Ausbildung und der Dauer der Ausübung der Tätigkeit. Von Vorteil ist die Ausbildung als Immobilienkaufmann oder eine vergleichbare Ausbildung im kaufmännischen Bereich.
  • Fragen Sie, ob der Bereich der Hausverwaltung schwerpunktmäßig ausgeübt wird.
  • Fragen Sie nach regelmäßig durchgeführten Schulungs- oder Weiterbildungsmaßnahmen sowie entsprechender Nachweise.
  • Fragen Sie den Verwalter nach einem Qualitätsmanagementsystem. Es gibt genormte Mindestanforderungen, die sich ein Unternehmen auferlegen kann, um gegenüber Kunden, Partnern oder Kontrollorganen vergleichbar und bewertbar zu sein. Zum Beispiel gibt es die TÜV-geprüfte Haus- und Immobilien-Verwaltung. Diese hat sich zur Erfüllung der vom TÜV genormten Kriterien verpflichtet: Fragen zur Personalauswahl, Abläufe von Objektkontrollen, Erstellung von Wirtschaftsplänen, Abrechnungen, Mahnwesen und Datensicherheit. Sämtliche Abläufe müssen in einem Handbuch dokumentiert sein. Darin sind neben den einzelnen Prozessbeschreibungen auch einzelne Formulare und Vorlagen sowie Arbeits- und Prozessschritte hinterlegt. So wird beispielsweise sichergestellt, dass alle Mitarbeiter nach dem gleichen Standard arbeiten. Der Vorteil eines Qualitätsmanagementsystems besteht in der dadurch ermöglichten objektiven Vergleichbarkeit von Hausverwaltungen.
  • Fragen Sie nach vergleichbaren Objektverwaltungen sowie Referenzen der Hausverwaltung.
  • Informieren Sie sich, ob der Hausverwalter die Aufgaben persönlich mit seinen Angestellten wahrnimmt oder die Aufträge auslagert.
  • Fragen Sie nach Rahmenverträgen zur Senkung der Nebenkosten sowie der Erfahrung in der Nebenkostenabrechnung für Mieter.
  • Fragen Sie, ob die Hausverwaltung Mitglied in einem Verband für Immobilienverwalter ist.

Fragen zur kaufmännischen Leistung der Hausverwaltung

  • Haben Sie einen guten Eindruck des Bürobetriebes der Hausverwaltung? Wie sind die Geschäftszeiten und die Erreichbarkeit für Kunden geregelt? Gibt es eine Notfallnummer?
  • Legen Sie Wert auf fristgerechte und verständliche Eigentümerversammlungen sowie deren Einladungen dazu.
  • Achten Sie auf den Versand der Protokolle der Eigentümerversammlung innerhalb eines vorher definierten Zeitraums.
  • Achten Sie darauf, dass alle Vorgänge durch Belege nachzuvollziehen und überprüfbar sind.
  • Legen Sie besonderen Wert auf eine korrekte, verständliche und übersichtliche Jahresabrechnung und gut kalkulierten Wirtschaftsplan.
  • Werden bei größeren Maßnahmen mehrere Anbieter verglichen und Preise eingeholt? Achten Sie auf Mitspracherecht der Eigentümergemeinschaft.
  • Regeln Sie die Vertretung Ihres Ansprechpartners bei der Hausverwaltung? Im Krankheitsfall und zu Urlaubszeiten sollte eine Person über die notwendigen Kompetenzen und Vollmachten verfügen, damit die Verwaltung für die Eigentümergemeinschaft problemlos weiterläuft.

Fragen zur technischen Leistung der Hausverwaltung

  • Erarbeiten Sie Checklisten, beziehungsweise fragen Sie die Hausverwaltung nach bestehenden Listen, zum Beispiel für regelmäßige Begehungen der Anlage oder Wartungen.
  • Lassen Sie Objektbegehungen durch die Hausverwaltung und Dienstleister protokollieren.
  • Fragen Sie vorab, ob die Hausverwaltung über eigenes technisches Personal oder gute Beziehungen zu Dienstleistern verfügt, um erstens die Kosten so gering wie möglich zu halten und zweitens die nötige Kompetenz in technischen Fragen bereitstellen zu können.

Fragen zum Versicherungsschutz

  • Vermögensschadenhaftpflicht-Versicherung
  • Betriebshaftpflicht-Versicherung
  • Vertrauensschaden-Versicherung

Beachtenswertes für die Vertragsgestaltung

  • Achten Sie auf die genaue Bezeichnung Ihres Vertragspartners.
  • Legen Sie die Aufgaben Ihrer zuständigen Hausverwaltung schriftlich fest, indem Sie diese klar und übersichtlich im Vertrag darstellen.
  • Legen Sie die Befugnisse des Verwalters genau fest.
  • Definieren Sie die Pflichten der Eigentümergemeinschaft.
  • Klären Sie Haftungsfragen.
  • Definieren Sie die Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen bei einer Laufzeit von weniger als dem maximal zulässigen fünf Jahren.
  • Lesen das Wichtigste zum Verwaltervertrag und notieren Sie sich wichtige Punkte.

Fragen zur Finanz- und Vermögensverwaltung

  • Achten Sie darauf, dass die Eigentümergemeinschaft Kontoinhaber der Rücklagekonten sowie des Hausgeldkontos ist und die Hausverwaltung als Vertretung fungiert.
  • Achten Sie bei der Auswahl der Bank darauf, dass Erfahrung mit WEG-Konten vorliegt.
  • Kennt die Hausverwaltung die Peterssche Formel zur Festlegung der Höhe der Instandhaltungsrücklagen?
  • Achten Sie darauf, dass Werteverluste der Vermögensanlagen praktisch ausgeschlossen sind.
  • Regeln Sie Verfügungsvollmachten für Notfälle, damit auch Vertreter Ihres Betreuers Zugriff auf die Konten hat.

Überlegen Sie gemeinsam mit den anderen Eigentümern, welche Kriterien Ihnen am wichtigsten sind. Diese sollten von der Hausverwaltung erfüllt werden können. Vergleichen Sie mehrere Anbieter und nehmen Sie sich für die Auswahl Zeit. Dies erspart Ihnen weitere Zeit und Ärger bei der Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung sowie Arbeit, die am Ende an Ihnen hängen bleibt.

* Die Checkliste für die Auswahl der passenden Hausverwaltung können Sie sich auch als Download holen.

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