Jahresabrechnung

Kostengrundlage zwischen Hausverwaltung und Eigentümer

Die Jahresabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsjahres für jede Hausverwaltung und für die von ihr betreuten Eigentümer. Grundsätzlich besteht diese aus zwei Teilen: der allgemeinen Abrechnung für alle Eigentümer und der spezifischen Abrechnung für einzelne Eigentümer. Die Jahresabrechnung dient im Anschluss als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung, die der Vermieter für seine Mieter verfasst.

Wissenswertes für Eigentümer und Hausverwaltungen

Hausverwaltung erstellt Jahresabrechnung für Eigentümer basierend auf WirtschaftsplanDie Jahresabrechnung wird von der Hausverwaltung einmal im Jahr auf der Grundlage des im Vorjahr festgelegten Wirtschaftsplanes erstellt. Die Erstellung der Jahresabrechnung obliegt der Hausverwaltung; die Adressaten sind die Eigentümer. Jede Jahresabrechnung besteht dabei aus einer Gesamtabrechnung, die für alle gleich ist sowie den Einzelabrechnungen für die jeweiligen Eigentümer. Dazu kommen noch die Darstellungen der Rücklagenentwicklung, der allgemeinen Instandhaltungsrücklagen und Bankkonten. Die Jahresabrechnung bildet die Basis für die Nebenkostenabrechnungen der Eigentümer an die jeweiligen Mieter.

Diese Kriterien muss eine Jahresabrechnung erfüllen:

1) Einnahmen-Ausgaben-Prinzip

Die Jahresabrechnung unterliegt dem Einnahmen-Ausgaben-Prinzip. Alle Einnahmen werden allen Ausgaben gegenübergestellt und die Differenz gebildet. Sind die Ausgaben höher als die Einnahmen, so entsteht dem Adressaten - meist der Eigentümer - eine Nachzahlung. Sind die Einnahmen höher als die Ausgaben, so erhält der Adressat eine Erstattung in Höhe der Differenz.

Ausnahme zum Einnahmen-Ausgaben-Prinzip
Die in der Jahresabrechnung enthaltene Heizkostenabrechnung unterliegt nicht dem Einnahmen-Ausgaben-Prinzip, sondern wird verbrauchsabhängig abgerechnet.

Gut zu wissen: Viele Hausverwaltungen rechnen die Instandhaltungsrücklage fälschlicherweise den Ausgaben zu, obwohl sie eigentlich einen Posten der Einnahmen darstellt.

3) Zeitpunkt der Erstellung

Die Jahresabrechnung muss nach Ablauf eines Wirtschaftsjahres zeitnah erstellt und der Eigentümergemeinschaft vorgelegt werden, nachdem sie vom Verwaltungsbeirat - sofern dieser existiert - geprüft wurde. Der Verwaltungsbeirat ist ein Kontrollorgan und handelt im Sinne der Wohnungseigentümergemeinschaft. 

Fristen beachten

Tipp für Vermieter: Fristen beachten Aufgrund steuerlicher Relevanz der Abrechung sollte diese bis spätestens Ende April eines jeden Jahres vorgelegt werden. Es muss bedacht werden, dass die Heizkostenabrechnung meist durch ein Drittunternehmen erfolgt und frühzeitig organisiert werden muss, um nicht in Verzug zu kommen.

 

4) Umfang und Inhalt

Die Jahresabrechnung besteht aus insgesamt vier Teilen: Gesamtabrechnung, Einzelabrechnungen, Entwicklung der Instandhaltungsrücklagen sowie Entwicklung der Bankkonten der Eigentümergemeinschaft.

5) Form der Jahresabrechnung

Wie bei der Nebenkostenabrechnung gilt auch hier: Dritte wie die Eigentümer oder Mieter müssen den Inhalt auch ohne das nötige Fachwissen nachvollziehen und gegebenenfalls ohne die Hilfe eines Fachmanns überprüfen können.

6) Inhalt der Jahresabrechnung

  • Gesamtabrechnung
    Die Gesamtabrechnung ist die gegliederte Zusammenstellung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Wohnungseigentümergemeinschaft.
      1. Ausgaben
        1. a) Bewirtschaftungskosten
          1. Gebäudeversicherung
          2. Haus- und Grundbesitzer-Haftpflichtversicherung
          3. Glasversicherung
          4. Abfallbeseitigung
          5. Straßenreinigung
          6. Kanalgebühren
          7. Schmutzwassergebühren
          8. Frischwasserversorgung
          9. Allgemeinstrom
          10. Heiz- und Warmwasserkosten
          11. Hausmeisterkosten
          12. Hausreinigung
          13. Gartenpflege
          14. Wartung Aufzugkosten
          15. Wartung sonstiger technischer Einrichtungen (z. B. Notstromaggregat)
          16. Gebühren für Kabel-TV oder Satelliten-Anlage
          17. Hausverwaltungskosten
          18. Sonstige administrative Kosten (z. B. Beglaubigungen)
          19. Kosten für den Geldverkehr
          20. Auslagen/Vergütung für den Verwaltungsbeirat (ggf. Vermögenschadenhaftplicht)
          21. Schädlingsbekämpfung
          22. Anschaffungen (z. B. Rasenmäher)
          23. Laufende Instandsetzungen

             

            TIPP: Die Kostenaufstellung in der Gesamtabrechnung sollte zur besseren Nachvollziehbarkeit halber der im Wirtschaftsplan entsprechen.

        2. b) Auszahlungen von Gutschriften
        3. c) Ausgaben, die unberechtigt getätigt wurden (z. B. veruntreute Gelder)

 

    • Einnahmen
      1. Einnahmen durch die Bewirtschaftung des Objektes (z. B. Zinserträge, Mieteinnahmen aus der Vermietung von Gemeinschaftsräumen oder Stellplätzen, Verkauf von Waschmünzen, Vermietung von Dächern an Mobilfunkhersteller)
      2. Hausgeldvorauszahlungen
      3. Einnahmen von Nachzahlungen aus der Vorperiode bzw. Einnahmen von aufgelösten Verbrauchsabgrenzungen (z. B. bei geänderten Abschlagszahlungen an den Energielieferanten)

TIPP:Tragen Sie die 3. Einnahmen auf der Entwicklung des Bankkontos ein

  • Einzelabrechnungen an die Eigentümer

    Aus der Gesamtabrechnung leiten sich als notwendiger Bestandteil die Einzelabrechnugen wie folgt ab: Aufteilung des Ergebnisses auf die Wohnungeigentümer gemäß Flächenanteilen.

    1. a) Entstehung der Einzelabrechnung

      Die Einzelabrechnung ergibt sich aus der Gesamtabrechnung durch die Anwendung der Verteilerschlüssel, die je auf die verschiedenen Kostenarten vorher definiert wurden. Dadurch ergibt sich der jeweilige Kostenbetrag pro Eigentumsanteil. Der Saldo aus der Summe der über alle Kostenarten ermittelten Jahresgesamtkosten und der vom jeweiligen Eigentümer geleisteten Vorauszahlungen ergibt das Einzelabrechungsergebnis. Ist dies positiv, erhält der Eigentümer eine Erstattung; bei negativem Ergebnis hat er eine Nachzahlung zu leisten.

    2. b) Adressaten der Einzelabrechnungen

      Die Hausverwaltung ist verpflichtet, die Abrechnung dem Eigentümer auszuhändigen, der am Tag der Beschlussfassung (Eigentümerversammlung im Folgejahr) über die Abrechnung Eigentümer ist – unabhängig davon, ob ein Eigentümerwechsel im Wirtschaftsjahr erfolgt ist.

    3. Summe der Einzelabrechnugen

      Die Summe der Einzelabrechnungssalden ergibt das Gesamtjahresergebnis. Dieses muss für alle Eigentümer einsehbar sein.


      Bewirtschaftungskosten
      + Gemeinschaftserlöse
      - Hausgeldvorauszahlungen
      ------------------------------------
      Gesamtjahresergebnis

  • Darstellung der Rücklagenentwicklung

    Instandhaltungsrücklagen müssen gebildet und deren Entwicklung im Wirtschftsjahr in der Jahresabrechnung dargestellt werden. Die Darstellung beinhaltet den Anfangsbestand (Saldo aus dem Vorjahr), Zuführungen gemäß Wirtschaftsplan sowie andere Zuführungen aus dem Wirtschaftsjahr (z. B. Zinsen) und Entnahmen (für Instandhaltungen). Der Rücklagenzuführungsbetrag wird nicht als Kostenposition dargestellt, sondern wird in der Entwicklung der Rücklagen dargestellt. Außerdem sind in der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage die Zeinserträge aufzuführen.
    Ebenso stellen Entnahmen eine aufzuführende Position der Rücklagenentwicklung dar.

  • Darstellung der Entwicklung der Bankkonten der Eigentümergemeinschaft
    • Girokonto
      • Anfangsbestand
        1. Zugänge
        2. Abgänge
      • Endbestand
    • Festgeldkonto der Rücklage
      • Anfangsbestand
      • Zinsen
      • Abschläge
      • Zuführung gemäß Wirtschaftsplan
      • Endbestand