Nebenkostenabrechnung prüfen

Sorgen Sie für eine korrekte Nebenkostenabrechnung

Nicht selten verursacht die Nebenkostenabrechnung bei Mietern und Vermietern gleichermaßen Kopfzerbrechen. Sind alle Posten richtig aufgelistet? Wurden alle Fristen eingehalten? Was sind die Gründe für etwaige Kostenschwankungen? Für die Nebenkostenabrechnung sollte man sich Zeit lassen – sowohl als Vermieter bei der Erstellung als auch als Mieter bei der Prüfung. Fehler haben sich schnell eingeschlichen, doch in den meisten Fällen sind diese auch ebenso schnell wieder behoben.

So vermeiden Sie Fehler in der Abrechnung

Sparschwein und Modellhaus in den Händen einer FrauOb Vermieter oder Hausverwaltung: Einmal im Jahr werden mit den Mietern die Nebenkosten abgerechnet, sofern hierzu Vereinbarungen im Mietvertrag getroffen wurden. Dabei ist nahezu jede zweite Nebenkostenabrechnung falsch. Viele Fehler lassen sich glücklicherweise im Nachhinein noch korrigieren. Damit sich der Fehlerteufel aber gar nicht erst einschleichen kann und unangenehme Rückfragen des Mieters sowie eine Menge Ärger, Kosten und Zeit erspart bleiben, listet folgende Checkliste die wichtigsten Punkte für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung auf.

Checkliste:

  • Abrechnungsfrist

    Wurde die Abrechnungsfrist eingehalten?

    Es gilt eine Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes. Spätestens dann sollte die Nebenkostenabrechnung dem Mieter in schriftlicher Form vorliegen.

 

  • Mietvertrag

    Wurden alle Kosten, die dem Mieter in Rechnung gestellt werden, vorher im Mietvertrag vereinbart?

    Der Mieter ist gesetzlich dazu verpflichtet, eine im Mietvertrag festgelegte Miete an den Vermieter zu zahlen. Wurde im Mietvertrag nicht auf die Einzelposten der Nebenkostenabrechnung hingewiesen, muss der Mieter keine weiteren Forderungen begleichen.

 

  • Verteilerschlüssel

    Ist bei jeder Nebenkostenart der zugrunde gelegte Verteilerschlüssel bekannt und identisch mit den im Mietvertrag angegebenen Daten?

    Grundsätzlich steht dem Vermieter frei, welcher Verteilerschlüssel er in der Nebenkostenabrechnung verwendet. Der einmal festgelegte Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag erwähnt und somit dem Mieter mitgeteilt werden.

 

  • Umlagefähige Nebenkosten

    Handelt es sich bei allen genannten Kosten tatsächlich um umlagefähige Nebenkosten?

    Der Vermieter darf lediglich die in der Betriebskostenverordnung genannten Betriebskosten umlegen. Hierzu zählen regelmäßig anfallende Kosten, die im Zusammenhang mit der Unterhaltung des Gebäudes anfallen.

 

  • Vorauszahlungen

    Berücksichtigt die Abrechnung alle Vorauszahlungen des Mieters?

    Wenn der Mieter aufgrund des Mietvertrags bereits Vorauszahlungen getätigt hat, müssen diese in der Abrechnung vollständig erfasst und in der Rechnung als Negativkosten berücksichtigt werden.

 

  • Wohnungsleerstand

    Wurden bei der Berechnung der Nebenkosten leerstehende Wohnungen im Gebäude berücksichtigt?

    Sofern eine Wohnung innerhalb des Abrechnungszeitraumes nicht genutzt wurde, dürfen die Betriebskosten dieser nicht auf andere Wohnungen umgelegt werden. Leerstände von Wohnungen sind vom jeweiligen Vermieter selbst zu tragen.

 

  • Gewerbeanteile

    Sind Gewerbemieter im Haus, die höhere Kosten verursachen?

    Gewerbemieter beeinflussen vor allem die Verteilung der Wasser- und Entsorgungskosten. In diesem Fall müssen die Kosten um den sogenannten Gewerbeanteil von den Betriebskosten anderer Mieter gekürzt werden müssen.

 

  • Rechnung

    Ist die Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar und verständlich gestaltet?

    Der Vermieter ist dazu verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung klar strukturiert und übersichtlich gegliedert darzustellen. Ein Laie muss in der Lage sein, diese sinngemäß nachzuvollziehen und auf Richtigkeit zu prüfen.

 

  • Kosten

    Gibt es im Vergleich zum Vorjahr ungewöhnliche Kostensteigerungen oder -senkungen?

    Preisveränderungen in der Abrechnung müssen eine klar erkennbare Ursache haben. Sollte es augenscheinliche Veränderungen geben, ist eine ausformulierte Erläuterung zu neuen Verträgen oder gestiegenen Tarifen von Vorteil. Eventuell kann vermerkt werden, dass die Mieter Einblick in die Verträge nehmen können.

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